אישורי הגעה לבר מצווה | שלחו אישורים לאורחים במסרון, בוואטסאפ ובמייל

מה זאת מערכת אישורי הגעה לאורחים?

מערכת אישורי הגעה לבר מצווה היא פתרון חדשני המשלב הזמנה דיגיטלית ואישורי הגעה באפליקציה אחת. בפועל, האורחים שלכם יקבלו לינק מיוחד הכולל את כל פרטי האירוע, תמונה או סרטון מרגש, לינק ישיר לניווט Waze והכי חשוב – כפתור קל ונוח לאישור הגעה וציון כמות האורחים. באמצעות המערכת המתקדמת, תוכלו לדעת בקלות מי מהאורחים שלכם מתכוון להגיע, כמה אנשים יילוו אותו, ומה פרטי איש הקשר שלו. מידע זה יקל עליכם מאוד להבין כמה אנשים בסך הכל יגיעו לבר המצווה, ותוכלו לעדכן את כל הספקים והנותנים שירות במספר המוזמנים הכי מדוייק שאפשר.

באילו מקרים חשוב במיוחד לדעת את מספר האורחים לבר מצווה?

ההוצאה הכי משמעותית באירוע בר מצווה הן המנות שמוגשות באירוע. המנות מחושבות בדיוק לפי מספר האורחים ומתומחרות כל אחת בנפרד. ככל שמזמינים יותר מנות, כך מחיר כל האירוע עולה באופן דרמטי. בדרך כלל באולמות ניתן להזמין "מנות ספייר" – אלו הן מנות נוספות ליתר ביטחון, במקרה שיגיעו יותר אורחים מהצפוי מראש. כאשר יודעים כמעט במדוייק כמה אורחים אמורים להגיע לבר מצווה, אפשר להפחית ולצמצם את מנות הספייר למינימום הנדרש ובכך לחסוך את התשלום עליהן. בנוסף, גם בשירותי הסעות, צילום מקצועי, מגנטים ומזכרות, בר אקטיבי וספקים נוספים המתמחרים את התשלום שלהם בהתאם למספר המוזמנים, ניתן לחסוך מאות ואלפי שקלים במצטבר כשיודעים את מספר המוזמנים בצורה מדוייקת וחדה יותר.

כיצד עדיף לשלוח אישורי הגעה לבר מצווה?

במערכות מתקדמות , ניתן לשלוח את אישורי ההגעה במגוון רחב של דרכים שונות, כמו למשל בוואטסאפ, במייל ובמסרונים אוטומטיים. לכל שיטה ושיטה יש את הייתרונות והחסרונות המיוחדים שלה, אבל כשמשלבים את כל השיטות השונות ביחד בצורה חכמה, מקבלים תוצאות מדוייקות ויעילות המכסות כמעט את כל האורחים שלכם בלי יוצא מהכלל.

כיצד שולחים אישורי הגעה לבר מצווה בוואטסאפ?

התהליך פשוט ונוח מאוד. המערכת מאפשרת קבלת לינק אישי ומותאם, שאותו אתם יכולים לשלוח לאורחים שלכם בוואטסאפ בקלות רבה. כדי להקל על התהליך ולחסוך זמן יקר, אנחנו ממליצים בחום ליצור בוואטסאפ רשימת תפוצה מסודרת, ואז לשלוח בבת אחת את הלינקים במקום לשלוח אחד אחד. אין שום הגבלה בכמות הלינקים והאורחים שאפשר להזמין בדרך הזאת, והיא מומלצת מאוד במיוחד לאירועים קטנים ובינוניים, וחוסכת לכם התעסקות מיותרת בהעלאת רשימת תפוצה למערכת האישורים.

כיצד שולחים אישורי הגעה במסרון/SMS?

אפשרות נוספת ויעילה היא לשלוח לרשימת תפוצה מסודרת, מסרונים אוטומטיים עם לינק ישיר למערכת אישורי ההגעה. כשהאורח לוחץ על הלינק הזה, ההזמנה הדיגיטלית נפתחת מיידית ואז הוא יכול לאשר הגעה בקלות ולרשום כמה אנשים בדיוק מגיעים איתו. כשרוצים לשלוח מסרונים במערכת, יש להעלות רשימת אורחים מסודרת באקסל, על ידי הורדת קובץ לדוגמא מתוך המערכת. אפשר לתזמן תאריך שליחה מדוייק, לנסח ולערוך את תוכן המסרון בהתאמה אישית וגם לבחור במדוייק למי לשלוח את המסרון. למשל רק לאורחים שאישרו שיגיעו, או רק לאורחים שעדיין לא אישרו הגעה כלל, או כאלה שעדיין מתלבטים בהחלטה.

האם אפשר לשלב בין אישורי הגעה בוואטסאפ למסרון?

בהחלט וזה הדבר הכי מיוחד ומתקדם במערכת שלנו! שיטה מומלצת ויעילה במיוחד היא לשלוח בוואטסאפ את ההזמנות הראשוניות לבר מצווה. לאחר קבלת התוצאות מהסבב הראשון, אפשר לשלוח מסרוני תזכורת ממוקדים לכל אלו שכבר אישרו להגיע, ואפילו מסרוני "שכנוע" עדינים ונחמדים למי שעדיין מתלבטים בהחלטה. אפשר גם לאחר סיום האירוע לשלוח מסרוני "תודה" חמים ואישיים לכל מי שהגיע והשתתף בשמחה שלכם.

מה חשוב במיוחד לדעת כששולחים לינק לאורחים?

הדבר החשוב ביותר שצריך לזכור ולקחת בחשבון, זה שלא כולם פותחים לינקים מזרים. לכן כששולחים את הלינק, חשוב מאוד שתהיה תצוגה מקדימה ברורה עם פרטי האירוע החשובים ושם החוגג. כך האורח יבין מיידית שמדובר על אישור הגעה לאירוע אמיתי וחשוב, ולא סתם פרסומת של חברה כלשהיא. דבר נוסף שחשוב לדעת, זה שלא צריך לדאוג בכלל אם נשלח הלינק לאורח ספציפי גם במספר דרכים שונות כמו בוואטסאפ וגם במייל. המערכת החכמה תזהה לפי מספר הטלפון שמדובר על אותו אורח בדיוק ולא תוסיף אישור הגעה כפול ממנו במערכת. דבר חשוב נוסף שצריך להבין, זה לדעת שהחיים הם "דינמיים" מטבעם. לפעמים האורח חושב שלא יוכל להגיע, ואז מסתבר ברגע האחרון שהוא כן מגיע. שום מערכת בעולם לא יכולה לצפות את השינויים האלה מראש, וצריך לדעת שאין אפשרות לדיוק של 100%, אבל בהחלט אפשר להתקרב מאוד לכך. בנוסף, האורח יכול לעדכן את אישור ההגעה שלו בכל עת שהוא רוצה, למשל לעדכן מספר האנשים שיגיעו איתו יחד לבר מצווה, והמערכת תעדכן באופן מיידי ואוטומטי את מספר המוזמנים בממשק הניהול הנוח שלכם.

כמה זמן לוקח מרגע התשלום עד שמערכת אישורי ההגעה מוכנה?

לאחר שהזנתם את כל הפרטים הנדרשים ושילמתם עבור מערכת אישורי ההגעה לבר מצווה, תקבלו בתוך דקה גישה לפאנל הניהול ולינק לשליחת ההזמנה באופן מיידי.