רשימת הכנה לבר ובת מצווה

כך תתכוננו לאירוע בצורה מושלמת

הכנת אירוע כלשהו כוללת מספר שלבים מקדימים. כדי לעזור לכם להתחיל לזהות מה בדיוק תצטרכו לקחת בחשבון ומתי, לפניכם הצעה ללוח זמנים סביר שיאפשר לכם לתכנן הכול בזמן על מנת להגיע ליום המסיבה בנחת ובביטחון.

אז אם אתם מתכננים השנה אירוע, כמו למשל בר/בת מצווה, הנה רשימה של דברים שבדרך כלל צריך להכין לקראת האירוע, ולוח הזמנים הנדרש לכל אחד מהשלבים.

קחו בחשבון שכאשר מדובר בבר או בת מצווה, לא פעם הילדים מעדיפים מסיבה אחת נפרדת לילדים, ומסיבה אחת למבוגרים. לכן, בעצם תידרשו לתכנון כפול כאשר תיגשו למלאכת תכנון האירועים.

שלב ראשון: 6 עד 4 חודשים לפני האירוע

-לקבוע את תאריך האירוע.

-לקבוע הערכה של מספר המוזמנים (מספר האורחים ישפיע על מקום האירוע).

-לבחור את מיקום האירוע ולהתחיל במשא ומתן על פרטי השירות והאירוח (מיקום האירוע עשוי להשפיע גם על התאריך, לא תמיד האולם פנוי ביום שבו בחרתם).

-לפתח תוכנית אב לאירוע.

-לקבל הערכות עלות (למשל, מחיר האולם, עלות של שירות הסעות לאירועים במידת הצורך, עלות הקייטרינג, הקישוט והפרחים, כמו גם עלות הבגדים לחתן או כלת השמחה ולבני המשפחה הקרובים).

-להזמין צלם לאירוע.

-להזמין צלם שיכין את הבוק לבת המצווה ואת הווידיאו קליפ לבר או לבת המצווה.

-להזמין את התקליטן, לוודא שיש באולם מקרן ומחשב לצורך הקרנת הווידיאו קליפ.

-להזמין בדרן או זמר אם אתם מתכוונים לשלב תוכנית אמנותית במהלך האירוע.

-להפיק הזמנות לאירוע.

-להכין רשימה של מוזמנים וכתובותיהם.

לפעמים, אולי תעדיפו לגייס מנהל אירוע שידאג לכל הפרטים הנדרשים, בעיקר אם מדובר באירוע רב מוזמנים.

שלב שני: 4-3 חודשים לפני האירוע

בשלב זה רצוי בדרך כלל לבחון את ההתקדמות של כל מה שתוכנן בשלב הראשון, לוודא שהדברים מטופלים, ואם לא, לשנס מותניים ולסגור קצוות עם כל הספקים ונותני השירותים.

בשלב זה אפשר לשלוח את ההזמנות ולצרף דף פרסום בפייסבוק. חשוב שהמוזמנים יקבלו את ההזמנה בזמן על מנת שיוכלו לשריין את יום האירוע מבעוד מועד.

רצוי שגם קליפ הווידיאו והבוק לבת מצווה יהיו מוכנים, כדי שתוכלו לבחון ולראות שאכן כל מה שרציתם לכלול בסרט או באלבום, אכן נמצא שם.

שלב שלישי: חודשיים לפני האירוע

אפשר לשלוח תזכורת לרשימת האורחים ולבקש אישורי השתתפות. היום, לא רק הפייסבוק משמש ליצירת קשר נוח ומהיר. אפשר ליצור קבוצת בתמצווש למשל בווטסאפ להזכיר וליידע את כולם בכל דבר ודבר, כמו גם לקבל משוב מיידי מהמוזמנים חברי הקבוצה.

בדקו שכול בני המשפחה הקרובה מוכנים לאירוע מבחינת הבגדים והנעליים החגיגיות, התור למספרה וכדומה, בכלל, וודאו שהכול מוכן ועומד דום לקראת החגיגה, ואין סכנה למשברים שיפרצו ברגע האחרון.

שלב שלישי: שבוע לפני האירוע

-זה הזמן לספק לקייטרינג ולבעלי האולם את המספר הסופי של המשתתפים הצפויים באירוע.

-הכינו עותק מודפס של כל הברכות שברצונכם לשאת, כולל הברכה של חתן או כלת השמחה.

-הקפידו לבדוק שכל קטעי הווידיאו או המצגות שאתם רוצים להקרין במהלך האירוע מושלמים ומוכנים, וגם מגובים על דיסק און קי (רק ליתר ביטחון).

-בנוסף, וודאו שההזמנה שלכם משירות הסעות לאירועים או משירותי הצילום וכדומה – עומדים בעינם, וכולם יודעים שבשבוע הבא הם מתייצבים לאירוע שלכם, כפי שנקבע.

שלב רביעי: יום לפני האירוע

יום לפני האירוע כדאי לכם פשוט להירגע ולנוח. דאגתם לכול מה שהיה צריך לדאוג בזמן ובאופן אחראי. וכעת כל שעליכם לעשות זה להתרווח, לנוח ולאגור כוח ואנרגיה לקראת האירוע המשמח שיתקיים מחר.

אתם מוזמנים לקרוא גם על:

קליפ בת מצווה - המדריך המלא ואיך תהפכי לשחקנית

קליפ בר מצווה - למה לי לעשות את זה בכלל?

אהבתם? פרגנו לנו בלייק ובשיתוף של המאמר כאן למטה!

הכנות לאירוע - צוות צילום
הכנות לאירוע - צוות צילום
בוק לבת מצווה
בוק לבת מצווה
צ'ק ליסט לאירוע - כל מה שצריכים לדעת לפני
צ'ק ליסט לאירוע - כל מה שצריכים לדעת לפני