אישורי הגעה לאירוע

המדריך המלא ליצירת אישורי הגעה לאירוע

מהי מערכת אישורי הגעה?

מערכות אישורי הגעה לאירועים משמשות לניהול רשימת האורחים, שליחת הזמנות דיגיטליות ואישור הגעת אורחים לאירוע.

יתרון בולט – חיסכון בהוצאות האירוע

בעזרת המערכת לבעלי האירוע יש צפי מדויק של מספר האורחים שיגיעו לאירוע, מה שמאפשר להם להיערך בהתאם בהזמנת מקומות ישיבה, כמות מנות והוצאות נוספות.

אישורי הגעה – איך זה עובד?

אישורי הגעה או נוכחות באירוע הם משימה מייגעת: מארגני האירוע צריכים ליצור קשר עם כל מוזמן בנפרד ולוודא שלא חסר אף אחד. בעזרת מערכת אישורי הגעה אוטומטית, מארגני האירוע יכולים לחסוך זמן :

1. מארגני האירוע מקימים מערכת לאישור הגעה ומעדכנים את כל פרטי האירוע. ניתן להעלות עיצוב מוכן, סרטון הזמנה דיגיטלית או לוגו אישי.
2. מכינים רשימת מוזמנים, מתוך קובץ אקסל או מתוך קבוצה ב וואטסאפ.
3. שולחים את הקישור לכל האורחים ומחכים לאישור שלהם.
4. בכל רגע נתון אפשר להתעדכן במספר המוזמנים ובססטוס שלהם. יש אישורי הגעה המאפשרים לראות טבלת השוואה בין אורחים שאישרו, אורחים שדחו ואורחים שמתלבטים. (אפשר ורצוי להתקשר אליהם ולבדוק את סיבת ההתלבטות).

עדכון בכל זמן נתון

המערכת מייצרת קישור, שדרכו מתכנן האירוע מתעדכן און־ליין במספר האורחים שאישרו הגעה, בכל רגע נתון. ניתן גם לייצא דוחות נוחים לקריאה בקובץ אקסל ו־PDF. מערכות גדולות יותר מייצאות גם תרשים זרימה והתפלגות המראות יחס האורחים שאישרו מול אורחים שלא אישרו ומתלבטים.

5 התכונות החשובות ביותר במערכת אישורי הגעה לאירועים:

כדי שתהליך אישור האירוע יהיה יעיל ומהיר, יש כמה צרכים עיקריים שהמערכת צריכה למלא:

1. קלה לתפעול, הן עבור בעל האירוע והן עבור האורחים.
2. שליחת אישורי הגעה לכל האורחים, ללא הגבלה וללא צורך לתכנן מראש כמותית.
3. עדכון מיידי של מספר האישורים, כך שמתכנני האירוע יוכלו לעקוב בכל זמן נתון.
4. אינפורמטיבית – תאפשר להזין מידע מלא של האירוע, לרבות תאריך, שעת קבלת פנים, כתובת וכל פרט נוסף שחשוב לאורחים לדעת.
5. עיצוב נעים ומזמין עבור האורח, שעשוי לאבד סבלנות במילוי אישור הגעה מסובך ולא קריא.

סוגי אישורי הגעה לאירועים

יש שני סוגי מערכות שבהם ניתן להשתמש להנפקת אישורי הגעה לאירוע:

1. מערכת מבוססת מסרונים.
2. מערכת מבוססת וואטסאפ.
   חסרונות ויתרונות:

1. מערכת מבוססת מסרונים, הודעות טקסט רגילות – המערכת מאפשרת שימוש בטלפון הנייד לאישור נוכחות באירוע. מארגני האירוע שולחים מסרון והאורח מאשר את האירוע בעזרת הקישור שמצורף בהודעה.
   חיסרון – הגבלה בכמות המסרונים  שניתן לשלוח; כל הודעה כזאת עולה כסף למפעיל המערכת, ולכן החבילות מתומחרות לפי כמות האורחים. ככל שכמות האורחים תעלה, כך האישורים יהיו יקרים יותר לשליחה.
   יתרון – כשמספר המוזמנים גדול, מעל 500-400 אורחים, המערכת קלה יותר לתפעול מפני שהיא אוטומטית ואין צורך בהתערבות של בעל האירוע, למעט העלאת רשימת מוזמנים באקסל.

2. מערכות מבוססת וואטסאפ – "הדור החדש" של אישורי הגעה לאירועים.
   חיסרון – בעל האירוע שולח קישור ההזמנה ישירות לאורחים שלו דרך הטלפון, לכן מערכת אישורי הגעה שמבוססות על וואטסאפ מתאימה לאירועים קטנים ואינטימיים יחסית, שבו בעל האירוע/מתכנן האירוע מכיר את האורחים שלו אישית, לא מעוניין בסידורי הושבה ובתזכורות והמטרה שלו היא רק לדעת כמה אנשים יגיעו לאירוע שלו.
   יתרון - מערכת פשוטה ונוחה לתפעול, שמשתמשת באפליקציית הוואטסאפ הפשוטה והחינמית שמותקנת היום כמעט בכל טלפון. היא לא תלוייה בכמות האורחים, אין הגבלה בכמות קישורים לשליחה לאורחים והעלות תישאר אותו הדבר תמיד.  
   נוסף על כך, בוואטסאפ ניתן בקלות לראות מי קיבל את ההודעה, אפשר לשלוח גם סרטון הזמנה דיגיטלי וכל מדיה אחרת, שתגרום לאורח להתרגש עוד לפני שהאירוע התחיל.

לסיכום, שימוש במערכת אישורי הגעה לאירועים יחסוך לכם כסף רב, יחסוך לכם זמן בירור טלפוני, יאפשר לכם הכנת הזמנה דיגיטלית עם פרטי האירוע וייתן לכם להתכונן לאירוע שלכם ב'ראש שקט'.