אישורי הגעה

"נהלו את האירוע שלכם וחסכו זמן וכסף. עם אישורי הגעה לאירועים, תמיד תוכלו לדעת כמה אורחים יגיעו לאירוע ולשריין את כמות המנות ומקום האירוע לפי מספר האורחים."  
 
 בחרו את האירוע שלכם: 
  

          
   
   
 
 
 *מערכת קלה לתפעול *ללא הגבלת מספר המוזמנים 
* מעקב און ליין של מספר המוזמנים


 


צפו באישור הזמנה לדוגמא צפו בדו"ח מוזמנים לדוגמא

המדריך המלא לאישורי הגעה לאירוע

הקדמה: מהי מערכת לאישורי הגעה?

מערכות  אישורי הגעה לאירועים משמשות לניהול רשימת האורחים, שליחת הזמנות דיגיטליות ואישור הגעת אורחים לאירוע.
היתרון הגדול ביותר במערכת כזאת, שהיא למעשה חוסכת המון כסף למארגני האירוע:
בעלי האירוע יכולים להשתמש במערכת זו כדי לדעת בכל רגע נתון - עוד לפני האירוע, מי משתתף באירוע שלהם ומי דחה את הזמנתם
 ובכך, הם יודעים לכמה אנשים צריכים להתכונן במקום האירוע, ולתכנן את מנות האוכל ומספר מקומות הישיבה מראש.

כיצד אישורי הגעה פועלים?

אישורי הגעה/נוכחות באירוע הם משימה מייגעת: מארגני האירוע צריכים לבדוק ידנית אישור עם כל אורח בנפרד ולוודא שלא חסר אף אחד.
בעזרת מערכת אישורי הגעה, מארגני האירוע יכולים להפוך תהליך זה לאוטומטי ולחסוך זמן :

1. מארגני האירוע מקימים מערכת לאישור הגעה ושם הם מעדכנים את כל פרטי האירוע . צריכה להיות אפשרות להעלות גרפיקה,סרטון הזמנה דיגיטלי או לוגו אישי.
2. מכינים רשימת מוזמנים, או בקובץ EXECL או יוצרים רשימת מוזמנים כקבוצה ב WHATSAPP .
3. שולחים את הלינק לכל האורחים, ומחכים לאישור שלהם.
4. בכל רגע נתון אפשר לתעדכן במספר המוזמנים ובססטוס שלהם. יש אישורי הגעה המאפשרים לראות טבלאה השוואה בין אורחים שאישרו הזמנה, לבין אורחים שדחו את ההזמנה לאירוע לבין אורחים שעדיין מתלבטים האם להגיע (אפשר ורצוי להרים אליהם טלפון ולבדוק מדוע הם מתלבטים).

כיצד להיות מעודכנים תמיד לגבי מספר המוזמנים לאירוע?

מערכות מודרניות מספקות לינק פשוט למתכנן האירוע, שאיתו הוא תמיד מתעדכן און ליין על מספר האורחים שאישרו הגעה בכל רגע נתון. המערכת בד”כ מספקת הורדת קובץ EXCEL וגם קובץ PDF  נוחים לקריאה וצפייה, ומערכות גדולות יותר יודעות גם לתת תרשים זרימה והתפלגות האורחים שאישרו, מול כאלה שלא אישור או מתלבטים לגבי ההגעה לאירוע.

 5 התכונות החשובות ביותר במערכת אישורי הגעה לאירועים:

בכדי שתהליך אישור האירוע יהיה יעיל ומהיר, יש כמה פונקציות עיקריות שהמערכת צריכה למלא:
1. חשוב שהמערכת תהיה קלה לתפעול הן מצד בעל האירוע והן מצד האורחים שצריכים לאשר את הגעתם.
2 שהמערכת לא תגביל את מספר אישורי ההגעה ותאפשר לשלוח את אישורי ההגעה לכל האורחים ללא הגבלה וללא צורך לתכנן מראש את הכמות שלהם.
3. תעדכן בכל רגע נתון על מספר האורחים באירוע, כך שמתכנני האירוע תמיד יהיו עם היד על הדופק.
4. תיתן את כל האינפורמציה לגבי האירוע, כולל תאריך האירוע, שעת קבלת הקהל, כתובת המקום ועוד כל פרט שהאורחים צריכים לדעת.
5. תהיה מעוצבת בצורה מושכת את העין עבור האורח, שלא תמיד יש לו סבלנות למלא אישור הגעה מסובך ולא קריא.

סוגי אישורי הגעה לאירועים

ישנם שתי סוגי מערכות שניתן להשתמש בהם להנפקת אישורי הגעה לאירוע. הראשונה היא מערכת מבוססת SMS והשניה היא מערכת מבוססת WhatsApp.  לכל מערכת יש את החסרונות שלה והיתרונות שלה:

המערכת הראשונה היא מערכת מבוססת SMS. זהו הסוג הנפוץ והוותיק ביותר. המערכת מאפשרת להשתמש בטלפון הנייד לאישור נוכחות באירוע. מארגני האירוע שולחים הודעת SMS והאורח מאשר את האירוע בעזרת הלינק בהודעה. החיסרון הגדול ביותר שכמות SMS  שניתן לשלוח היא מוגבלת, כל הודעה כזאת עולה כסף למפעיל המערכת, ולכן החבילות מתומחרות לפי כמות האורחים, וככל שכמות האורחים תעלה, כך האישורים יהיו יקרים יותר לשליחה. היתרון שכשיש מספר מוזמנים גדול, מעל 400-500 איש, היא מאפשרת תפעול קל יותר, מפני שהיא אוטומטית עובדת ללא התערבות פעילה של בעל האירוע, למעט שליחת רשימת מוזמנים באקסל.

מערכות מבוססות WhatsApp פופולריות וחדשניות מאוד. הן למעשה “הדור החדש” של אישורי הגעה לאירועים. המערכת מאוד נוחה כי היא משתמשת באפליציית הוואטספ הפשוטה והחינמית שמותקנת היום כמעט בכל טלפון. היא אינה תלוייה בכמות האורחים, אין שום הגבלה כמות של לינקים לשליחה לאורחים. המחיר תמיד יישאר אותו הדבר. וזה ייתרון ענק למי שרוצה לחסוך בכסף. בוואטסאפ ניתן בקלות לראות מי קיבל את ההודעה. בנוסף, אפשר לשלוח גם הזמנה דיגיטלית לאירוע בצורת סרטון, וכל מדיה אחרת שתגרום לאורח להתרגש עוד לפני שהאירוע התחיל בכלל.

חיסרון במערכות כאלה, הוא שבעל האירוע שולח בעצמו את לינק אישור ההזמנה ישירות לאורחים שלו דרך הטלפון. לכן מערכת אישורי הגעה שמבוססות על וואטסאפ מתאימות לאירועים קטנים ואינטימים יחסית, שבו בעל האירוע/מתכנן האירוע מכיר את האורחים שלו באופן אישי ואינו מעוניין בסידורי הושבה מסובכים או תזכורות SMS, והמטרה שלו היא בסה"כ לדעת כמה אנשים יגיעו לאירוע שלו. המערכת היא היא גם יותר פשוטה לתפעול וקלה להבנה.

כיצד לבחור את מערכת אישור ההגעה הטובה ביותר עבור הצרכים שלכם?

אם האירוע שלכם לא גדול, פחות מ 300-400 אנשים, ואין צורך בסידורי הושבה מסובכים או התראות SMS יקרות, אז מערכת שעובדת דרך הוואטספ ומייצרת אישורים ללא הגבלה, יכולה להתאים לכם בדיוק. אם יש צורך במערכת יותר מורכבת, אולי לכמות יותר גדולה של מוזמנים, שתעבוד דרך שליחת הודעות SMS לאורחים, כולל תזכורות כמה ימים לפני האירוע ב SMS , כולל סידורי הושבה ,ייתכן שאישורי הגעה דרך SMS מתאימים יותר. צריך לקחת בחשבון שההתעסקות במערכת הזאת, היא הרבה יותר מסובכת והיא עולה יותר בגלל המורכבות שלה, והיא דיי מוגבלת במדיה שאפשר לשלוח דרכה. (למשל אם  רוצים להוסיף סרטון הזמנה דיגיטלית).

לסיכום, מערכת לאישורי הגעה לאירוע תחסוך לכם הרבה כסף בתכנון האירוע מראש, המון זמן על טלפונים של בירורים לכל האורחים, תספק להם הזמנה דיגיטלית עם פרטי האירוע לאורחים ותתן לכם להתכונן בראש שקט לאירוע שלכם.