בניית תוכנית לאירוע בר/בת מצווה

טיפים שיעזרו לכם לצלוח את האירוע

ככה זה: השנים חולפות ועוברות להן, עמוסות בחוויות, למידה, הרפתקאות ואירועים מאירועים שונים, ויום אחד הבן או הבת שלכם מגיעים לגיל מצוות. מפתיע, אבל זה מגיע מהר ממה שחשבתם. הם כבר לא ילדים קטנים אלא כבר בתוך גיל ההתבגרות, הם נבונים, מהירי מחשבה ולעתים גם קצת מנסים להתמרד או למתוח את הגבולות – ואתם עוקבים אחרי צמחיתם הפיזית, אינטלקטואלית והרגשית בהתפעלות מהולה בחשש. עוד מעט הם כבר אנשים בוגרים! ואין מתאים יותר מגיל 12 (לבנות) או 13 (לבנים) לחגוג את המעבר הזה מילדות לבגרות. על כן, אין פלא שאתם רוצים לחגוג להם אירוע בר/בת מצווה חגיגי ומשמעותי. אז איך עושים את זה מבלי להסתבך או להשתגע?

שם המשחק: תכנון מראש

בכל מה שקשור לאירוע רב משתתפים שיש לו משמעות גדולה לילד/ה ולכל המשפחה, הדבר הכי חשוב שכדאי לעשות הוא שיעורי בית. להבין במה כרוך האירוע, אלו תכנונים וסידורים צריך לבצע, מה האופי שאתם מבקשים לאירוע (כמובן שיש להתיעעץ על כך עם בעל/ת השמחה – הילד/ה שלכם) וכיצד גורמים לכך שהכל יתבצע על הצד הטוב ביותר. תכנון קפדני מראש, כולל תזכורות, רשימות, וגיוס אנשים מהמשפחה או מחוצה לה (למשל, מפיק/ת אירועים) לעזור בהפקה, יעזרו לכם לעמוד במשימה בהצלחה ולא לאבד את הראש.

את ההכנות לאירוע כדאי להתחיל כמה חודשים קודם לכן. אז מהם הדברים שצריך לדאוג להם מראש?

• מוזמנים: את מי אתם רוצים להזמין? האם רק את המשפחה והחברים הקרובים של הילד/ה, האם את כל הכיתה, האם מזמינים גם חברים של ההורים? דונו על זה בתוך המשפחה והחליטו בשיתוף עם חתן או כלת השמחה. לאחר שהחלטתם ערכו רשימת מוזמנים בהתאם. את ההזמנות מומלץ לשלוח לפחות חודש מראש אם מדובר בהרבה משתתפים. אם מדובר באירוע מצומצם, גם טלפון או מייל למוזמנים יספיקו.
• בחירת מקום: האם תרצו לערוך את האירוע בבית, בחיק הטבע או באולם/גןאירועים? כשמדובר בבר מצווה צריך גם לחשוב על בית הכנסת בו תתבצע העלייה לתורה. לאחר שהחלטתם, מומלץ לערוך סקר שוק בין המקומות ולהתקשר להזמין מקום.
• אופי האירוע: בנושא הזה יש להתייעץ עם בעל/ת השמחה.האם הוא/היא רוצים אירוע בסגנון ממלכת האגדות? משחק תפקידים? מצא את המטמון? מסיבת בריכה? או מסיבת ריקודים? שילוב של אטרקציות כמו להקת רקדנים או כניסה מיוחדת לאירוע? האפשרויות הן רבות.
• הכנת דרשה ועלייה לתורה: לאירוע בר המצווה של בנים (ולעתים גם של בנות שבוחרות בכך) מתלווה ההיבט של עלייה לתורה. יש למצוא מורה מתאים שילמד אותו/אותה את הפרשה באווירה נעימה ובלי לחץ בחודשים שלפני האירוע. את הדרשה מחבר/ת הילד/ה בדרך בשיתוף ההורים, ויש להתחיל לעבוד גם על זה לפחות שבועיים לפני האירוע.
• ספקים: די ג'יי, קייטרינג, מפעילים לילדים – עם כל אלה רצוי לסגור כמה שיותר מוקדם מראש כדי שלא יקרו תקלות מצערות.

תוכנית האירוע

במהלך ההכנות שלפני, כדאי גם מאד גם לכתוב תוכנית מסודרת לאירוע, במיוחד אם מתוכננת תוכנית אמנותית כלשהי כמו הופעה של הילד וחבריו, הפעלה מיוחדת, הקרנת סרט, אטרקציות ועוד. כל תוכנית שכזו צריכה לכלול את המרכיבים הבאים:

• די ג'יי מתחילת האירוע ועד סופו שיידע את סדר האירועים.
• כניסת בר/בת מצווה והקראת הדרשה, אחריה הקראת ברכות של המשפחה והחברים, ולאחריהן הקרנת סרט (אם יש כזה).
• תזמון הגשת האוכל: בדרך כלל האוכל יוגש אחרי דרשת הבר/בת מצווה, הברכות והקרנת הסרט.
• במהלך הגשת האוכל למוזמנים, לאחר שכולם כבר התיישבו והמנות על שולחנותיהם, יתחילו האטרקציות המרכזיות: מופע ריקוד/הופעה מוזיקלית וכו'.
• לקראת סיום: לקראת סוף האירוע, השולחנות יפונו מהמנות העיקריות, והאורחים יוזמנו לקחת קינוחים. בדרך כלל המוזיקה תיחלש ותהפוך לרגועה יותר.

כל התוכנית שלעיל היא כמובן על קצה המזלג, ועדי לתת לכם מושג ראשוני בתכנון אירוע בר/בת מצווה. לפרטים והסברים נוספים, פנו אלינו ונשמח לעזור!