הפקת אירוע משפחתי ב-7 צעדים עיקריים

הפקת אירוע משפחתי כמו חתונה, בר או בת מצווה, חינה, ברית/ה, יום הולדת 50, חתונת כסף או זהב וכדומה, מתחילה בתכנון לפרטי פרטים. יש 7 צעדים עיקריים שכדאי לבצע על מנת להפיק אירוע משפחתי מושלם ומרגש, הצעדים כוללים בין היתר בחירת מקום כמו גן או אולם אירועים, תיאום עם בעלי מקצוע כמו צלם ותקליטן, בחירה נכונה של חברת קייטרינג ותפריט עשיר ומגוון, שליחת הזמנות, הסעות, אטרקציות ועוד. אם גם אתם מתכננים להפיק אירוע משפחתי חשוב בקרוב – כתבה זו מיועדת עבורכם.

7 טיפים שיסייעו לכם להפיק אירוע משפחתי מנצח מבלי לאבד את הראש

בחירת קונספט לאירוע המשפחתי – הצעד הראשון להפקת האירוע המשפחתי הקרוב מתחילה בגיבוש קונספט. כדאי להתחיל עם אפיון האירוע ומטרותיו, לקבוע קונספט מקורי וייחודי כדי להפיק אירוע שונה מהאירועים הסטנדרטיים שכולם מכירים, ובהתאם לקונספט קל יותר לקבל החלטות כמו מיקום האירוע, כמות מוזמנים, תפריט מקורי ועוד.

מקום האירוע – הצעד השני להפקת אירוע משפחתי הוא בחירה נכונה של מקום האירוע. ניתן להפיק אירועים משפחתיים במקומות שונים כגון: אולם אירועים יוקרתי וממוזג, גם אירועים מעוצב תחת כיפת השמיים, חצר הבית לאירועים משפחתיים קטנים יחסית, פארק קרוב לבית, חוף הים, חיק הטבע וכו'. יש להתייחס בשלב זה לכמות המוזמנים, לסוג ולמאפייני האירוע, למזג האוויר ולפרמטרים נוספים.

מספר האורחים – כאשר בוחרים מקום להפקת האירוע המשפחתי יש לעדכן את המקום כמה אורחים צפויים להגיע. לכן, כדאי להכין רשימת מוזמנים בשלב התחלתי להפקת האירוע המשפחתי, בהתאם לכמות המוזמנים קל יותר לבחור מקום לאירוע, חברת קייטרינג, אטרקציות ועוד. בשלב זה כדאי להתייחס גם לקשר בין חתן או כלת השמחה לבין האורחים אליהם שולחים הזמנה, ולא תמיד צריך להזמין את כל העולם מאחר ויש המעדיפים אירועים משפחתיים קטנים ואינטימיים בחיק המשפחה הקרובה והחברים הטובים בלבד. לאחר הכנת רשימת אורחים ניתן להדפיס הזמנות ולשלוח להם את ההזנה המעוצבת בדואר, אך כיום עדיף לשלוח הזמנות דיגיטליות בעזרת תוכנה מקוונת ייעודית, באמצעות התוכנה או האפליקציה ניתן לדעת מראש כמה אורחים מתכוונים להגיע מאחר והם נדרשים לעדכן הגעה (אישורי הזמנה).

קייטרינג – הצלחת האירוע תלויה באיכות האוכל ובתפריט. כדי להפיק אירוע משפחתי חווייתי כדאי לבקש המלצות על חברות קייטרינג מהסביבה הקרובה, לקרוא מידע על חברות קייטרינג מומלצות ברשת האינטרנט, לתאם מבחני טעימה, ולאחר בחירת החברה יש לתאם פגישה עם השף כדי לבנות תפריט עשיר ומגוון המתאים לקונספט האירוע ולמאפייני המוזמנים וטעמם האישי.

בחירת בעלי מקצוע – אחרי שבחרתם מקום ושלחתם הזמנות לאורחים יש לבחור בעלי מקצוע. כדי ליהנות מאלבום תמונות מרהיב ומרגש מהאירוע כדאי לבחור היטב צלם אירועים, אם מפיקים ברית או בריתה כדאי להתמקד בבחירת צלם לבריתה וחשוב להתרשם מגלריית התמונות מאירועים שהוא צילם לאחרונה. כמו כן, יש לבחור תקליטן ולהכין איתו רשימת השמעה לאירוע, ובהתאם לצורך ולתקציב בוחרים בעלי מקצוע נוספים כמו מוהל, רב, קריין ועוד.

תפאורה ועיצוב – חשוב לעצב את מקום האירוע, להכין תפאורה מלהיבה, ואין לשכוח סידורי פרחים לשולחנות האוכל ולבופה. יש להתאים את עיצוב המקום לקונספט האירוע.
אקססוריז ואטרקציות – כדאי לבחור אקססוריז כדי לשדרג את החוויה לאורחים המשתתפים באירוע המשפחתי ואין לשכוח אטרקציות מקוריות שמייחדות את האירוע ותורמות להנאת המוזמנים.


לסיכום, הפקת אירועים משפחתיים דורשת זמן, סבלנות, תקציב וקבלת החלטות בנושאים שונים. ניתן להפיק את האירוע לבד, אך עדיף לפנות לחברת הפקות מקצועית וכך מגיעים לאירוע עצמו כמו מלכים ולא צריך לדאוג לכל הארגונים וכאבי הראש הנלווים להפקת האירוע.